CAPÍTULO I - DISPOCIONES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. De conformidad con la ley 1581 de 2012, artículos 15 y 20 de la Constitución Política se extiende el presente documento con el fin de definir y estructurar en D’Franklin Joyería las disposiciones generales para la protección de datos personales.

ARTÍCULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. El presente manual será aplicado de manera específica para el tratamiento de datos de carácter personal y comercial que maneje D’Franklin Joyería.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS Entiéndase por base de datos según la ley el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; y por dato personal debe entenderse cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Las Políticas contenidos en el presente documento aplican a todas las bases de datos que maneja D’Franklin Joyería, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

ARTÍCULO 4. OBJETO De manera específica se da cumplimiento al artículo 17 literal k de Ley 1581 de 2012 adoptando un manual de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley. El manual tiene como objeto facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 con el fin de reglamentar los aspectos relacionados con la autorización del titular de información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza D’Franklin Joyería, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco legal.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES Además de las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, para los efectos del presente Decreto se entenderá por:

1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

3. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. D’Franklin Joyería crea y desarrolla el presente manual con base en los principios que consagra la Ley 1581 de 2012, a saber:

a. Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por D’Franklin Joyería debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.
b. Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandatolegal o judicial que releve el consentimiento.
c. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de D’Franklin Joyería en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley; Los datospersonales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulareso terceros autorizados conforme a la Ley.
f. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamientode datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

CAPÍTULO II - AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales lo siguiente: a) Quién recopila la información (responsable o encargado) b) Qué recopila (datos que se suministren) c) Para qué recoge los datos (las finalidades). d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados, e) Si se recopilan datos sensibles.

El cliente, usuario, asociado, proveedor, y demás personal relacionado con D’Franklin Joyería, denominado en este documento cono el titular, deberá previamente manifestar la aceptación para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales por cuenta de D’Franklin Joyería.

Esta manifestación del cliente, usuario, asociado, proveedor, y demás personal relacionado con la D’Franklin Joyería deberá hacerse de manera expresa, libre, voluntaria.

D’Franklin Joyería, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, deberá disponer de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización que conceda el titular, deberá constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

D’Franklin Joyería deberá elaborar y poner a disposición del titular la autorización para el tratamiento de sus datos personales, la cual deberá ser diligenciada y suscrita de manera legible por el titular. La autorización deberá contener la expresión la manifestación que el titular tiene pleno conocimiento que su información personal será almacenada y podrá ser usada para dar cumplimiento a la ley, y para conformar la base de datos de D’Franklin Joyería.

ARTÍCULO 9. AVISO DE PRIVACIDAD
El aviso de privacidad es el documento que se entrega al titular para el tratamiento de los datos personales, y por medio del cual al titular se le comunica toda la información sobre las políticas que se aplican, la forma de acceder a ellas y las características del tratamiento para los datos personales.

El aviso de privacidad puede ser verbal o escrito o constar en cualquier medio electrónico, y siempre debe ser generado por D’Franklin Joyería, siendo el Responsable.

ARTÍCULO 10. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
D’Franklin Joyería conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, D’Franklin Joyería podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra que permita su consulta y eventual reproducción.

CAPITULO III - DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

Ley 1581 de 2012. Artículo 8°. Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 13. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN

Ley 1581 de 2012. Artículo 18. Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO IV - PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTICULO 14. PROCEDIMIENTO

A. CONSULTA
D’Franklin garantizará el derecho al titular de conocer, consultar y disponer sobre la información personal objeto del tratamiento, para lo cual se deben tener en cuenta las siguientes observaciones:

a) Que el titular tenga pleno conocimiento sobre la existencia del tratamiento de la información, b) Que el titular conozca las políticas para el acceso a los datos personales y puede hacerlo de manera efectiva. c) Que D’Franklin Joyería informe al titular sobre los datos objeto del tratamiento y su finalidad. El titular podrá hacer su consulta a D’Franklin Joyería por medio escrito a través del correo electrónico: mercadeo@joyeriadranklin.com

Una vez recibida la consulta D’Franklin Joyería tendrá un término de diez (10) días hábiles para atenderla. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

B. RECLAMO
Artículo 15 de la ley 1581 de 2012: “El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

C. RECTIFICACIÓN
El titular o causahabientes del titular deberán acreditar su identidad a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse o mediante prueba sumaria demostrar la calidad en la que actúan con el fin de solicitar a D’Franklin Joyería la rectificación, actualización o supresión de datos personales objeto de tratamiento.

D’Franklin Joyería debe rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta La solicitud podrá hacerse de manera física, electrónica o verbal dejando constancia de ella y deberá contener el nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante, la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. En la solicitud, el titular debe indicar los datos a corregir y los documentos que soporten su petición.

D. SUPRESIÓN
El titular podrá solicitar la supresión de los datos cuando considere que no están siendo empleados para os fines indicados por la ley y por D’Franklin Joyería; cuando el uso de esta información transgreda los fines de la ley y la Constitución en general y cuando se hayan extinguido las condiciones que dieron origen a la recolección de la información. La eliminación puede ser total o parcial, de acuerdo a la solicitud del titular, sin embargo D’Franklin Joyería puede abstenerse de hacerlo cuando el titular tenga obligación comercial, laboral o contractual vigente, cuando el hecho es eliminar los datos que interfiera en procesos judiciales o administrativos, cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados.

ARTICULO 15. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

D’Franklin Joyería ha designado al área de Mercadeo como responsable de la atención de peticiones, consultas, rectificaciones y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta función se desarrollará en apoyo del área jurídica de D’Franklin Joyería.

ARTICULO 16. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

D’Franklin Joyería garantiza la seguridad de la información suministrada por el titular y diseñara los mecanismos idóneos para este fin bajo la observancia del Principio de seguridad que dispone que la información sujeta a Tratamiento por el responsable que se refiere la ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; igualmente se atenderá al Principio de confidencialidad según el cual todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012.

ARTICULO 17. VIGENCIA. El presente manual rige a partir del día 23 de Febrero de 2017.


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